O formato MS-Word non é un bom formato para o intercámbio de documentos.Ramón Flores
1 IntroduciónDesde ha algun tempo resulta excesivamente frecuente o envio de mensaxes de correo con anexos consistentes en arquivos MS-Word, i.e. con arquivos no formato próprio dese procesador de textos. Esta prática, se ben frecuente, non é moito recomendábel, xa que o dito formato non é, do meu ponto de vista, unha boa eleizón para transmitir información textual, tal e como se vé en seguida. Non se trata neste documento sobre a idoneidade do programa MS-Word como procesador de textos, ainda que eu persoalmente non goste del1 e non o use, senón da (im)pertinéncia do formato próprio deste programa para o intercámbio de documentos. O normal é que un procesador de textos poda gravar un mesmo documento en vários formatos2, e un/unha usuári@ intelixente debe escoller cal é o formato máis axeitado para cada caso. Este artigo, por exemplo, foi escrito con o procesador de documentos libre LyX LyX, o cal permitiu gravá-lo como texto simples, en LaTeX LaTeX, no seu formato próprio, en HTML, en DVI, en Postscript e en PDF.
2 O formato idealUn bon formato para a troca de informacións textuais deberia ser:
3 Caréncias do formato MS-WordInfelizmente o formato do MS-Word non cumpre nengun dos requisitos anteriores. Vexamos porqué: 3.1 O formato MS-Word non ten un alto grau de intelixibilidade.
3.2 O formato MS-Word non é confiábel.É ben coñecido que a Microsoft non se ten caracterizado pola elaboración de produtos moito seguros. No caso que nos ocupa isto evidencia-se en dous pontos, as facilidades dadas para criar vírus e a sua falta de discrición.
3.3 O formato MS-Word é pesado.Con desmedida frecuéncia envian-se mensaxes nun ficheiro MS-Word, que só contén texto simples, e que pudera ir moi ben nunha mensaxe de texto normal. Só que no primeiro caso ocupa centos de KB cando como texto simples ocuparia uns poucos KB. Se para acesar a internet ten que pagar, pense nisto antes de enviar ficheiros Word desnecesariamente. Se é afortunad@ e o aceso resulta-lle gratuito, sexa boa persoa e pense nos demais. 3.4 Resisténcia aos erros do formato MS-Word.A combinación procesador MS-Word formato MS-Word ten moi pouca resisténcia aos erros. Unha pequena alteración do arquivo da lugar a que o procesador considere-o corrupto e non permita recuperar nengunha información. Mas neste caso o problema non é devido unicamente ao formato mais tamén ao procesador. Asi utilizar outro procesador de textos5, ou o ollar o ficheiro con outras ferramentas6, pode permitir recuperar a maior parte da información.
4 AlternativasExisten diferentes alternativas ao formato MS-Word, nengunha delas válidas para todas as ocasións. Da mesma maneira que non nos vestimos igual para unha boda e para xogar ao futebol, non debemos utilizar o mesmo formato para diferentes finalidades. 4.1 Texto simplesHa moitos casos onde o mellor é utilizarmos texto simples; unha carta comercial ou a un amigo, un artigo nun grupo de notícias da USENET, ou nunha lista de correos, etc. Sempre que posíbel debe preferir-se o texto simples, pois é o formato máis intelixíbel, lixeiro e resistente a erros (sen redundáncias), e 100% confiábel. Ademais permite incluir facilmente nas respostas treitos da mensaxe contestada. Podemos dormir con smoking, mais é moito máis cómodo facé-lo con un pixama. Caso de ser necesário enviar un documento con unha aparéncia elaborada existen formatos máis adecuados que o MS-Word: 4.2 RTFO RTF, acrónimo de Rich Text Format, é un formato que permite unha formatación moi elaborada, sendo propriedade da Microsoft. Mais a diferenza do formato MS-Word é aberto, pois as especificazóns son públicas e facilmente verificábeis ao ser lexíbel polas persoas. É por iso que é lido e escrito correctamente por unha grande variedade de procesadores de texto. Ademais ao ser lexíbel polas persoas, sempre se pode recuperar moita información mesmo que for levemente danado. Está pois indicado para cando se quer enviar un documento, que poda ser manipulado pol@ recipiendári@, e cuxa forma principal de leitura sexa impreso. 4.2.1 Como gravar un arquivo con formato RTF no MW-Word?Ir ao menu Arquivo -> Gravar como -> Gravar como tipo:e escoller Formato RTF(*.rtf) 4.3 HTMLO HTML, acrónimo de Hypertext Markup Language, é un formato aberto, público e lexíbel pelas persoas, polo cal é entendido por moitos aplicativos informáticos; evidentemente todos os navegadores de internet, moitos procesadores de textos, clientes de correo, etc. É un formato pensado para ver documentos na tela, mais non é tan bon para documentos que se van imprimir. Tampouco é conveniente abusar deste formato. Algun coñecido cliente de correo envia por defeito mensaxes de correo duplas: texto e html, o cal é totalmente desnecesário se o que se quer enviar é unha mensaxe de texto. 4.3.1 Como gravar un arquivo con formato HTLM no MS-Word?Ir ao menu Arquivo -> Gravar como -> Gravar como tipo:e escoller Páxina Web (*.htm; *.html) Contodo debe subliñar-se que o MS-Word produz ficheiros html de bastante pouca cualidade, moi pesados e non sempre respeitantes dos estándares. Neste aspeito é bastante mellor a cualidade dun ficheiro rtf producido por este procesador. 4.4 PDFAcrónimo de Portable Document Format, o PDF é un formato aberto, binário e propriedade de Adobe. Mais as especificazóns son públicas e ben publicitadas, existindo aplicativos que len e escreben PDF en calquer sistema operacional. Se o que se desexa é enviar documentos con moi boa aparéncia, que non dependa da impresora a usar, e que non poda ser alterado facilmente pol@ recipiendári@, este é o formato de eleizón. De facto é usado cada vez máis pelas empresas para difundir información corporativa: catálogos, especificazóns técnicas, etc. Por outra banda non é moi resistente a erros, ao ser binário, e tampouco é especialmente lixeiro. O MS-Word non permite gravar en PDF, mais ha formas de facé-lo con software libre. Unha completa descrición de como o facer pode achar-se na páxina web: Using Ghostscript to Make PDF Files.
5 Cando é apropriado empregar o formato MS-WordDicia anteriormente que non ha nengun formato apropriado en todas as circunstáncias, senón que segundo a situación haberá que usar un ou outro. Existe tamén unha circunstáncia propícia para empregar o formato MS-Word: cando se sabe positivamente que @ recipiendári@ ten o procesador de textos MS-Word, unha versión que poda manexar sen problemas o arquivo enviado, e ademais vai ora traballar no dito documento, ora empregar partes dele noutros.
6 Porqué deste documentoA verdade nunca gostei do procesador de textos MS-Word, polo cal nunca o tiven no meu computador. Porén ha bastante xente que presupón que eu teño o dito procesador, e envia-me arquivos nese formato. E xa cansei de ver, despois de pasar bastante traballo para os abrir, que na maioria dos casos o formato era totalmente supérfluo. Ha uns poucos meses batin nas miñas navegacións pola rede con un artigo de Jeff Goldberg, que partindo dunha situación semellante a miña tomara-se o traballo de redixir un alegación contra o abuso do envio indiscriminado de documentos en formato MS-Word. Pensei en traduci-lo, mais o fun deixando e ha un par de semanas Richard Stallman, o pai do software libre, deu a lume un artigo incitando a rebelar-se contra este abuso MS-Wordiano. Asi que comecei a traducir, mais xa postos abandonei a idea inicial e redixi un artigo próprio, bastante inspirado iso si no de Jeff Goldberg. Non pretendo portanto ser moi orixinal, tan só contribuir dentro das miñas posibilidades nesta campaña educativa. Pois diso se trata, dunha campaña para espallar boas maneiras na rede. 6.1 Páxinas relacionadas
Notas de rodapé 1 Non son o único, vexa-se por exemplo o artigo de Allin Cottrell Word Processors: Stupid and Inefficient. 2 Há quen diga que isto non é por acaso, senon procurado pola Microsoft para obrigar a@s usuári@s a actualizar os seus aplicativos. Que non o farian por necessidade de novas características técnicas, mais si para poder entender os arquivos da xente que si os actualizaron. 3 En Unix por exemplo pode-se usar o comando strings para obter texto ``oculto'' nun arquivo MS-Word. 4 Por exemplo o procesador libre Abiword. 5 Por exemplo o xá citado comando strings. |
Voltar a páxina inicial inicial